Thật tuyệt vời khi bạn rời văn phòng sau một ngày siêu năng suất. Với phương pháp đúng đắn, bạn có thể thực hiện việc này hàng ngày. Bạn không cần phải làm việc nhiều giờ hơn hoặc thậm chí không cần làm nhiều hơn – bạn chỉ cần làm việc thông minh hơn.

Hãy thử 11 bí quyết mà những người siêu năng suất luôn sử dụng:

1. Không bao giờ chạm tay 2 lần vào một việc

Những người năng suất không bao giờ để bất kỳ việc gì vào trạng thái nghỉ ngơi hoặc chờ đợi vì chạm tay 2 lần vào một việc là hành động vô cùng lãng phí thời gian. Hãy dừng lưu lại một email hay một cuộc gọi điện thoại để giải quyết sau đó. Ngay khi một việc nào đó lọt vào sự chú ý của bạn, hãy hành động ngay, xử lý, giao phó hoặc loại bỏ.

2. Sẵn sàng cho ngày mai trước khi rời văn phòng

Người năng suất kết thúc mỗi ngày bằng cách chuẩn bị cho ngày hôm sau. Thói quen này là nhất cử lưỡng tiện: Giúp bạn củng cố những gì đã đạt được ngày hôm nay và đảm bảo bạn sẽ có một ngày mai đầy năng suất. Tuy chỉ mất vài phút song đây là cách tuyệt vời để bạn kết thúc một ngày làm việc.

3. Áp dụng nguyên tắc “Ăn ếch” (Eat that Frog)

“Eating a frog” là phương thuốc tốt nhất cho thói chần chừ gây lãng phí thời gian, và những người siêu năng suất bắt đầu mỗi buổi sáng với thói quen này. Nói cách khác, họ làm cái việc được coi là ít thoải mái nhất, kinh khủng nhất trong danh sách việc phải làm trước khi làm những việc khác. Sau đó, họ hoàn toàn tự do để làm công việc họ thấy hứng thú.

Cuốn “Eat That Frog - 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time” (tạm dịch Ăn ngay con ếch đó – 21 nguyên tắc tránh trì hoãn và hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn nhất) của tác giả Brian Tracy với mục đích chỉ cho bạn cách thoát khỏi sự trì hoãn và làm việc hiệu quả hơn.

Brian Tracy nói “Nếu công việc hàng ngày của bạn là phải ăn một con ếch sống, thì hãy chọn con to nhất, xấu xí nhất để ăn trước tiên”.

4. Chống lại “sự cai trị của việc khẩn cấp”

Sự cai trị của việc khẩn cấp (Tyranny of the urgent) đề cập đến xu hướng thực hiện ngay những việc nhỏ. Việc này gây ra vấn đề lớn khi các hành động khẩn cấp này thường lại chỉ có tác động không đáng kể. Nếu bạn không kháng cự nổi sự cai trị của việc khẩn cấp, bạn có thể tự nhận thấy mình đang để mất nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần mà không chạm tay vào việc quan trọng. Những người năng suất rất giỏi trong việc sắp xếp thứ tự công việc và họ sẵn sàng phớt lờ hoặc giao phó những việc được coi là khẩn cấp nhưng có tác động không đáng kể.

"Thời gian là cái chúng ta mong muốn nhiều nhất nhưng cũng là cái chúng ta sử dụng kém hiệu quả nhất" - William Penn.

5. Tuân thủ chương trình nghị sự trong các cuộc họp

Các cuộc họp hành là kẻ gây lãng phí thời gian nhiều nhất. Những người năng suất biết rằng các cuộc họp sẽ dài lê thê và chán ngắt nếu họ để cho điều đó xảy ra, do vậy, họ thông báo với mọi người ngay từ đầu rằng họ sẽ tuân thủ theo đúng chương trình đã định. Việc này sẽ đặt ra giới hạn buộc mọi người phải tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn.

"Tin xấu là thời gian bay vùn vụt. Tin tốt là bạn là phi công" – Michael Altshuler.

6. Nói “không”

“Không” là một từ đầy quyền lực mà những người năng suất không sợ phải sử dụng. Khi cần nói không, họ tránh dùng những cụm từ như "Tôi không nghĩ tôi có thể" hoặc "Tôi không chắc".

Nói không với một công việc mới cho thấy sự tôn trọng và cơ hội hoàn thành công việc đang làm. Nghiên cứu của Đại học California ở San Francisco cho thấy, bạn càng cảm thấy khó nói không bao nhiêu, khả năng bạn phải trải qua sự căng thẳng, kiệt sức và thậm chí tuyệt vọng càng cao bấy nhiêu. Hãy học nói không và việc này sẽ giúp cải thiện tâm trạng cũng như năng suất của bạn.

7. Chỉ kiểm tra email vào thời gian đã định

Những người siêu năng suất không cho phép email trở thành “kẻ phá rối”. Bên cạnh việc kiểm tra email theo kế hoạch làm việc, họ biết cách dành ưu tiên cho những tin nhắn của người gửi. Họ chú ý nhiều hơn vào khách hàng quan trọng nhất và khách hàng tốt nhất. Một số người thậm chí còn cài đặt chế độ tự trả lời nhằm thông báo cho người gửi biết thời điểm họ sẽ kiểm tra email.

8. Không ôm đồm nhiều việc vào một thời điểm

Người siêu năng suất biết rằng ôm đồm nhiều việc (đa nhiệm) là kẻ thù thực sự của năng suất. Kết quả nghiên cứu của Đại học Stanford cho thấy, ôm đồm nhiều việc khiến năng suất giảm so với chỉ thực hiện một nhiệm vụ vào một thời điểm. Các nhà nghiên cứu nhận thấy những người mà thường xuyên bị tấn công tới tấp với những thông tin điện tử không thể tập trung được hay nói cách khác là mất tập trung.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một vài người sẽ nhận được quà tặng đặc biệt khi ôm đồm nhiều việc? Các nhà nghiên cứu Đại học Stanford đã so sánh nhiều nhóm người khác nhau dựa vào xu hướng đa nhiệm của họ cũng như dựa vào niềm tin rằng đa nhiệm sẽ cải thiện hiệu quả công việc. Kết quả là những người ôm nhiều việc – những người làm nhiều việc và cảm thấy việc này giúp nâng cao thành tích của họ - thực sự kém hiệu quả hơn so với những người thích làm một việc vào một thời điểm. Nguyên nhân là do người đa nhiệm gặp khó khăn hơn trong việc tổ chức ý tưởng và sàng lọc thông tin không liên qua, và họ cũng chậm chạp hơn trong việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Ôm đồm nhiều việc hay còn gọi là đa nhiệm làm giảm hiệu suất của bạn vì bộ não chỉ có thể tập trung vào một việc vào một thời điểm. Khi bạn cố làm cùng lúc 2 việc, bộ não không thể thực hiện thành công cả 2 được.

9. Thoát khỏi “mạng lưới”

Đừng sợ phải thoát ra khỏi mạng lưới khi cần. Hãy đưa cho người mà bạn tin cậy số điện thoại để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và hãy để người này làm người kiểm duyệt cho bạn. Mọi việc sẽ phải “đi qua” họ và bất kỳ việc gì họ chưa rõ sẽ phải chờ. Chiến lược này là cách chống đạn để bạn thực hiện các dự án được ưu tiên hơn.

10. Giao phó công việc

Người siêu năng suất chấp nhận sự thật rằng họ không phải là người duy nhất thông minh và tài năng trong tổ chức của mình. Những người siêu năng suất tin rằng những người khác có thể làm tốt công việc họ đang làm, do đó, họ có thể tập trung vào công việc.

11. Bắt công nghệ phục vụ mình

Công nghệ bị cho là gây ra tình trạng xao nhãng, nhưng chúng cũng có thể giúp bạn tập trung. Những người siêu năng suất bắt công nghệ phục vụ họ. Ngoài việc thiết lập bộ lọc trong hệ thống email – giúp phân loại và đặt ưu tiên cho email đến, người siêu năng suất sử dụng các ứng dụng khác trên điện thoại thông mình để nhắc nhở họ về những việc quan trọng.

Vũ Hà-Theo Forbes